Vážené kolegyně, vážení kolegové,
tradiční součástí valné hromady České archivní společnosti bývá vystoupení ředitele odboru archivní správy a spisové služby, které hodnotí uplynulý rok z pohledu vrcholového orgánu českého archivnictví. Proto mi dovolte přednést zprávu o stavu našeho oboru tak, jak jej vnímá ministerstvo vnitra, respektive já osobně, jakkoliv subjektivní taková zpráva může být. A jako na každou věc na tomto světě, lze i na archivnictví nahlížet jak optimisticky, tak s obavami. Pokusím se raději udržet prvně jmenovaný úhel pohledu.
Úvodem mi proto dovolte vyjádřit své potěšení nad tím, že se v loňském roce dařilo vést dělnou a intenzivní debatu v mnoha oblastech, které se archivnictví dotýkají. Stoupla aktivita jednotlivých pracovních skupin organizovaných při archivní správě, konstituovala se nová odborná uskupení a podařilo se tak zapojit víc archivářů z praxe do hledání řešení akutních problémů našeho nažívání. Pokračovala výhodná a plodná vzájemná spolupráce mezi ministerstvem a Českou archivní společností. Konají se pravidelná jednání se zástupci archivů i původců, osobně navštěvuji archivy, byť dosud více státní, ale usiluji o osobní kontakt s celou archivní sítí a věřím, že v letošním roce se mi podaří významně rozšířit příležitosti k takovým setkáním. To vše proto, že hledám optimální polohu pro náš obor, konsensus, který se může stát bytelným fundamentem pro naši další existenci.
Je si totiž potřeba připustit, že se svět za posledních 6 let neuvěřitelně proměnil, někdejší představy a jistoty berou jedna za druhou za své. O nutnosti adaptovat se na nové podmínky hovoří skoro každý veřejný činitel, i o tom, že to nebude ani snadné, ani beze ztrát. Pro úspěch ve světě, jak jej teď s nevěřícným úžasem nyní pozorujeme, je potřeba pro náš obor mít pevné základy a pomocí nich prokázat společnosti nenahraditelnost archivů i archivářů. Nejedná se však o nic zas tak odlišného od dob uplynulých. Je totiž konstantou naší práce, že archivnictví nikdy, za žádné vlády ani režimu, nemělo potřebnou prioritu a veřejnou podporu. O vše se musíme tradičně postarat sami, svým pracovním úsilím a schopností přesvědčit ty druhé. Nikdy dřív však nebyla potřeba takových schopností u archivářů tak důležitá.
O to víc mne mrzí, že se mi příliš nedaří motivovat archivy k tomu, aby přestaly na svět nahlížet pouze okny svých budov a vymezovat jej hranicemi teritorií svých územních kompetencí. Během jednání a hledání optima se potýkáme často s tím, že je odmítáno konsensuální řešení a základem uvažování je pouze vlastní zkušenost toho onoho archivu. Na konci jednání je sice formálně odsouhlasen a přijat společný kompromis, ale po příjezdu do svých archivů se věci vracejí do starých kolejí. Přitom řešení, které akceptují všichni, je mnohem produktivnější než sebegeniálnější řešení, které uplatní pouze jeden archiv. Aby archivnictví fungovalo a bylo pro společnost užitečné (a tedy v důsledku mělo dostatek finančních prostředků pro zachování své existence), musí přinášet služby, které jsou na území Česka (a ještě lépe celé Evropy) stejné, univerzální, předvídatelné, a tedy mají vysokou přidanou hodnotu. Méně je mnohdy více, pokud je to standardem, který zájemce nalezne ve všech archivech.
Nejmarkantněji se takový stav projevuje v oblasti digitalizace, respektive všude tam, kde se realizuje digitalizace v libovolném slova smyslu. Vedení ministerstva vnitra v tomto ohledu zaspalo dobu už v polovině 90. let dvacátého století, a dnes je samozřejmě extrémně obtížné fragmentalizovaný sektor lepit zpět dohromady. Ale jsem optimista v tom, že dlouhodobým úsilím a v delším horizontu to možné je. K tomu by měl významně přispět národní plán digitalizace v českých archivech, které je touto dobou finalizován a byl již představen některým archivním odborným fórům. Rád bych zdůraznil, že základním jeho postulátem je to, že žádná práce, který byla dosud na poli digitalizace vykonána, a která přinesla jen trochu použitelné výsledky, nesmí být promarněna. Do budoucna, a za předpokladu získání přiměřených finančních prostředků, ale budou české archivy již postupovat pouze v souladu s pravidly, která tento plán stanoví. Proto se v mnoha ohledech jedná o kompromis v pravém slova smyslu, který se neobejde bez určitých omezení vlastních ambicí. Výsledek, který se dotkne kompletní archivní sítě, by však mohl mít epochální přínos pro náš obor i pro českou společnost jako takovou.
Podobný charakter má i dlouholetá snaha o atestace elektronických systémů spisových služeb. Jakkoli se jedná o komplikovaný a náročný projekt, který torpéduje mnoho sobeckých zájmů některých aktérů vystupujících na tomto poli, mají atestace potenciál vnést do spisové služby u určených původců řád, a tím pádem do archivů i důležité archiválie, respektive informace, hodné uchování pro budoucnost. Kontinuální práce na národním standardu pro eSSL, metodické výklady i hájení integrity spisové služby jako živoucího srdce orgánů veřejné správy, by se neobešly bez tvůrčího nasazení mnoha archivářů, kterým bych rád na tomto místě poděkoval. Otázkou hodnou k zamyšlení však zůstává oblast dokumentů, respektive informací v digitální podobě, které se nacházejí mimo potenciální dosah eSSL. A je jedno, zda se jedná o samostatné evidence dokumentů, neformální soubory tvořené úředníky pro vlastní potřebu, výstupy vědecké práce předních kapacit či pracovní dokumenty uchovávané v rámci atypických systémů. Za zvlášť významné pak považuji elektronické soubory osobní a niterné povahy, které dnes nahrazují soukromou korespondenci, deníkové zápisy či rodinné kroniky. Jak bychom chtěli zprostředkovat informace o dnešku budoucím generacím, pokud budoucí historikové nebudou mít k dispozici žádné ego dokumenty? Dějiny psané jen z úředních dokumentů určených původců jsou nutně v mnoha ohledech pouze spekulativní, informačně ploché a emočně duté. Zde bych rád vyzval všechny k přemýšlení o tom, jak do archivů dostat v dostatečném množství i archiválie osobní povahy, byť v digitální podobě, a nepřenechat toto pole institucím jiným, založeným na podivných principech a nearchivních základech.
Tématem posledních měsíců, které pravidelně čeří emoce mezi archiváři je otázka tzv. vnitřních skartací. Jistě lze připustit, že se v archivech nacházejí archiválie, které by dnes při výběru neobstály. Ale jsou tam, byly v nějaké situaci vybrány a podle mého mají stále svůj potenciál výpovědi o minulosti. V souvislosti s akutním nedostatkem úložného prostoru pro nově vybírané archiválie, i jako důsledek různých archivních bájí a chimér, se však takové archiválie staly předmětem aktuálního zájmu, a to nejen uvnitř archivní obce. Vnitřní skartace, rozuměj fyzická likvidace archiválií s nižší vypovídací hodnotou, se aktuálně jeví jako možný způsob pro úspory. Aby byla otázka vnitřních skartací konečně pojata zodpovědně a přinesla nějaké hmatatelné výsledky, podle kterých bychom se mohli skutečně rozhodnout, zda se jedná o smysluplný záměr a operovat s nimi jako s prostředkem archivní práce, dal jsem vloni za úkol všem státním archivům realizovat podle svého uvážení experiment v této oblasti a do konce letošního roku pak přinést písemnou zprávu o tom. Nutno však podotknout, že se jedná o experiment s eventuálními fatálními dopady na archivnictví, srovnatelnými s dopady vynálezu atomové bomby. Je proto třeba postupovat velmi opatrně a po malých krůčcích.
Společně s posilováním povědomí o archivních službách stoupá zájem veřejnosti o ně. Je to jistě dobrý výsledek naší práce, ale jako vše má svá rizika. Je proto potřeba oblast postarchivní péče permanentně metodicky usměrňovat a korigovat extrémy, ostatně jako všechny oblasti naší práce. Existují totiž naši „také“ klienti, kteří jsou nesoudní, zaslepení svou osobností či přímo zmatení, a archivy zneužívají. Musíme se proto s badateli i klienty naučit dobře komunikovat a najít správnou hladinu komunikační empatie vůči jejich požadavkům. V poslední době se totiž vrší případy stěžovatelů na práci archivářů, leckdy bizarní, a kdyby se nás to netýkalo, jednalo by se o veselé příhody ze života. Za všechny bych zde rád uvedl příklad badatele, kterému archiv odpovídal na jeho žádosti neformálně, vlídně a s chutí mu pomoci, avšak shodou okolností jednu z mnoha eventuálních archiválií nedohledal. Ani se nedá s jistotou prohlásit, že taková archiválie vůbec existovala. Odpověď na jeho žádost mu byla podána e-mailem, lidsky až žoviálně, s formulací „asi se nedochovalo“, načež onen badatel nelenil a podal podnět na ministerstvo vnitra podnět pro porušení archivního zákona. Badatel totiž usoudil, že dotyčný archiv archiválii neuchoval čili zničil (§74 odst. 1 písm. a). Rád bych proto zde apeloval na všechny, abychom přistupovali k badatelům s respektem, s profesionální zdvořilostí, ale s jistým distancem. Abychom nepřekračovali mez určitého odstupu, který je v takových vztazích dnes sebezáchovnou nutností a abychom se vyjadřovali formálně správně. Proto téma komunikace s badateli bude jedním z nových témat pracovní skupiny pro postarchivní péči.
Loňský rok byl ve znamení hledání vize českého archivnictví a letošní rok měl být zaměřený na analýzu jeho stavu. Shodou okolností však došlo k situaci, že prioritu dostala práce na nové koncepci českého archivnictví na léta 2026-2035. Přesto pracovní tým, vytvořený ve spolupráci ČAS a MV dále myšlenku analýzy rozvíjel, hledal způsoby pro její realizaci, a nakonec se podařilo formou dotazování archivů i archivářů shromáždit velké množství dat o nás. Data jsou aktuálně vyhodnocována a brzy budou zpřístupněna veřejnosti. Zároveň byla nová podoba archivní koncepce vytvářena paralelně, zatím čistě na poli archivní správy, a měla by být v první verzi představena archivní obci v dubnu letošního roku. Pokus o spuštění procesu směřujícímu ke schválení nového archivního zákona zamrzl koncem loňského roku bez další návaznosti a bude nutné začít práce nad novou legislativou nanovo. Změnu doznaly stávající archivní zákon, spisovenská vyhláška i národní standard pro eSSl, v letošním roce je v plánu novela archivní vyhlášky, zejména v oblasti badatelského listu, sazebníku a klimatických poměrů v depotech, ale není vyloučeno, že budou zapracovány ještě další drobné změny.
Intenzivní a častá jednání se vedou v rámci pracovní skupiny pro archivní popis, který je klíčem k takřka ke všem základním činnostem v archivech (naposledy jsme jednali včera). Jednání jsou to komplikovaná a zdlouhavá, někdy dramatická, přesto jsem optimista v tom, že se časem podaří archivní popis racionalizovat a zjednodušit. Mezi úspěchy loňského roku patří též i to, že archivnictví má po letech znovu soudního znalce, respektive znalkyni, v oboru archivnictví, a také, že na téma archivní teorie získal docenturu kolega Čtvrtník.
Tradičně slabší byl minulý rok v oblasti ekonomické situace archivů. Takřka žádnou investiční výstavbu na straně stáních archivů vyvažují archivy specializované (vloni univerzita v Olomouci, v roce 2023 Archiv Poslanecké sněmovny a archiv ČVUT). V oblasti výstavby archivních budov má naše archivnictví velký deficit, který má potenciál dokonce ohrozit budoucnost našeho oboru. Objevují se proto různé návrhy na řešení prostorové situace archivů, které mnohé z nás uvádí do úžasu, a které mohou byť nechtěně přinést zásadní změny archivní sítě i dosavadní podstaty archivní práce.
V loňském roce dva archivy postihla přírodní katastrofa, a to záplavy. Rád bych zde vyslovil velký respekt a uznání všem, kteří se na záchranných pracích v Jeseníku a Krnově podílely, opravdu děkuji! Jakkoliv byl průběh záchranných prací neskonale organizovanější, rychlejší a po všech stránkách lepší než před 22 lety, stále existují v reakci archivní sítě rezervy, zejména v přípravě a prevenci na krizové jevy. Tomuto tématu bychom se měli též věnovat v následujících měsících. Ruská válka nás pak již čtvrtým rokem varuje, že mohou přijít i katastrofy mnohem větších rozměrů, na které archivnictví v Česku připraveno rozhodně není a o kterých musíme intenzivně nejen přemýšlet, ale i konat.
Závěrem bych pak rád zmínil velkou potřebu více se věnovat dění v zahraničí, Vím, že jsem toto téma zmiňoval i vloni a většina toho, o čem jsem hovořil, trvá dále. Nicméně deficit znalostí, informací a zkušeností ze zahraničí, zejména ze zemí Evropské unie, nám poměrně významně komplikuje práci. Vím, že jazykově vybavení odborníci se zájmem o evropské i národní normy se hledají velmi obtížně, ale bez poučení u sousedů často objevujeme již objevené a zbytečně vyčerpáváme naše omezené zdroje. Archivní správa disponuje určitým penzem mezinárodních smluv, na základě kterých je možné vysílat archiváře k různým studijním účelům do zahraničí, rovněž tak bylo podepsáno několik memorand o spolupráci, naposledy s Indií, ke kterým příští týden přibude memorandum o spolupráci v oblasti archivnictví se Severní Makedonií. V dohledné době rozešlu archivům seznam těchto smluv a memorand s tím, že je možné je využívat všemi archivy archivní sítě a tím pádem rozvíjet mezinárodní kontakty a zajistit mj. import informací a dobré praxe ze zahraničí do našeho prostředí.
Nakonec mi dovolte vám všem poděkovat, z práci pro obor, pro své archivy i pro českou společnost, která se nám někdy jeví nevděčně. Zvlášť pak oceňuji ty, kteří nad rámec svých povinností ke svému archivu ještě mají síly na práci pro ostatní, zejména účastí v pracovních a poradních skupinách, kteří se zapojují do odborných diskusí, tvoří své odborné a teoretické práce nebo jsou jen členy České archivní společnosti atd. Děkuji.
Děkuji za pozornost.
Daniel Doležal