Co je archiv

Termín „archiv“ pochází z řeckého slova archeíon a v původním významu byla takto označována vládní či úřední budova. V současné době je archiv definován jako instituce, jejímž posláním je ochrana a uchovávání historických pramenů písemné povahy, jež vznikly z činnosti státních a obecních úřadů a také fyzických a právnických osob. Tyto písemnosti se označují termínem „archiválie“. Dalším úkolem archivů je zpřístupňování archiválií veřejnosti.
Jako státní úřady jsou archivy regulovány státem. V České republice spadají pod ministerstvo vnitra, v některých evropských státech patří pod ministerstvo kultury. Činnost archivů v České republice upravuje Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.), platný od 1. ledna 2005 a jeho prováděcí předpisy.

Archiv bývá často zaměňován s muzeem nebo knihovnou. Jejich společným úkolem je ochrana svěřených materiálů a jejich zpřístupňování veřejnosti. V případě muzeí je to formou expozice či speciální výstavy, knihovny zpřístupňují svůj knižní a časopisecký fond čtenářům podle výpůjčního řádu. Archivy se od knihoven odlišují především skutečností, že spravují písemnosti úřední povahy, které jsou jedinečné. Ačkoli součástí každého archivu je taktéž knihovna odborné literatury a periodik, nesuplují archivy funkci veřejných knihoven.

Soubor písemností, které vznikly z činnosti jednoho původce (úřad, fyzická či právnická osoba), se nazývá archivní fond. V archivech jsou rovněž uloženy archivní sbírky, které vznikly jiným způsobem a pocházejí od několika původců, ale charakterizuje je určitý společný znak. Mezi základní úkoly archivní práce patří zpřístupňování archivních fondů veřejnosti formou archivních pomůcek. Základní archivní pomůckou je inventář. Detailnější zpřístupnění archiválií umožňuje katalog.
Archivy vydávají tiskem průvodce po svých fondech a sbírkách. V současné době lze tyto informace zjistit rovněž na webech jednotlivých archivů.
Archiválie jsou k dispozici veřejnosti v badatelně archivu a předkládány podle podmínek specifikovaných v badatelském řádu. Pokud to fyzický a právní stav písemností umožňuje, je možné archiválie v badatelně fotografovat vlastním digitálním fotoaparátem.

V uplynulých desetiletích se archivy otevřely veřejnosti, takže kdysi častý mýtus o archivu jako místu, v němž jsou nedobytně uloženy cenné listiny, které nikdo nemůže vidět, dávno neplatí. Kromě bezplatného přístupu k archiváliím poskytují archivy v České republice uživatelům možnost studovat některé archivní soubory online. Digitální archiv je dnes součástí každého oblastního archivu.

Mezi nejčastěji využívané archiválie patří církevní a státní matriky, které jsou uloženy v oblastních archivech. Po roce 1989 došlo ke značnému rozmachu občanské genealogie, proto byly právě matriky, jako nejvíce studované archiválie, zdigitalizovány a zpřístupněny v digitálních archivech. V současnosti jsou tímto způsobem k dispozici uživatelům matriky takřka z celého území České republiky. Kromě matrik je takto možné využívat v některých oblastních archivech rovněž pozemkové knihy a operáty ze sčítání lidu (ty jsou fyzicky uložené ve státních okresních archivech).